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Elektronische Kommunikation

Die nachstehenden Ausführungen enthalten die Grundsätze für die elektronische Kommunikation mit der Stadt Boppard.
Die Stadt Boppard eröffnet unter den nachfolgenden Bedingungen einen Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente.

1. Zugangseröffnung
Die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Stadt Boppard erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail (siehe Ziffer 2), sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist. Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie in der Regel durch die formgebundene elektronische Kommunikation (siehe Ziffer 3) ersetzt werden. Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation durch Sie eröffnet, geht die Stadt Boppard davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Stadt Boppard an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.
Bitte senden Sie der Stadt Boppard keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als "Einschreiben per E-Mail" bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Stadt Boppard nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein "Einschreiben per E-Mail" keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.
Auf den unter Ziffer 2 und 3 beschriebenen Kommunikationswegen können Sie auch die auf der Homepage der Stadt Boppard veröffentlichten Formulare, die dort zum Download bereitstehen, nach entsprechender Bearbeitung an die Stadt Boppard übersenden.
Darüber hinaus nimmt die Stadt Boppard ausschließlich Dokumente in den Dateiformaten entgegen, die Sie auf dem in Ziffer 6 beschriebenen Weg abfragen können.
Bei der Stadt Boppard werden E-Mails generell bis zu einer Gesamtgröße von 6 Megabyte angenommen.
Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen: E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z. B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z. B. Makros) beinhalten.
E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden ebenfalls nicht angenommen. In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Stadt Boppard keine weitere Mitteilung.

2. Formfreie elektronische Kommunikation
Für eine rechtsverbindliche formfreie elektronische Kommunikation stehen Ihnen folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung:
stadt@boppard.de sowie die auf Briefköpfen und die in dieser Webseite ausgewiesenen E-Mail-Adressen.

Wenn Sie einen formfreien Antrag stellen oder ein Verwaltungsverfahren abwickeln möchten, benutzen Sie bitte für die gesamte Verfahrenskorrespondenz eine der in Satz 1 aufgeführten E-Mail-Adressen.
Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die Stadt Boppard erreicht, können Sie sich - wie unter Ziffer 4 beschrieben - als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service registrieren und Nachrichten über die VPS versenden. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Stadt Boppard anstelle der einfachen Übertragung über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen.

3. Formgebundene elektronische Kommunikation
Eine rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der Stadt Boppard übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Das ist in der Regel der Fall, wenn für bestimmte Unterlagen eine eigenhändige Unterschrift vorgeschrieben ist, z.B. bei der Erhebung eines Widerspruchs. Die eigenhändige Unterschrift kann, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist, bei einer elektronischen Übermittlung eines Dokuments durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz ersetzt werden.
Für den Versand von E-Mails und Anlagen, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, steht Ihnen nach Registrierung als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service (siehe Ziffer 4) dieser Service zur Verfügung. Über diesen können Sie mit einer elektronischen qualifizierten Signatur versehene Dokumente an die Stadt Boppard senden. Hierfür ist allerdings eine besondere Signaturkarte (Hardware) erforderlich.
Für die Zugangseröffnung gelten hier ebenfalls die unter Ziffer 1 und 2 genannten Voraussetzungen und Hinweise.     Die formgebende elektronische Kommunikation hat ausschließlich über die folgende E-mail-Adresse zu erfolgen:

stv-boppard@vpsko.rlp.de

4. Registrierung zur Nutzung der Virtuellen Poststelle (VPS)
Vor der Übersendung Ihrer Mitteilung können Sie sich freiwillig und kostenlos als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service  (www.rlp-service.de) registrieren. Eine Versendung von Nachrichten an die Stadt Boppard als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist. Zur Registrierung wählen Sie bitte unter www.rlp-service.de den Menüeintrag "Registrieren rlp-Service" und folgen Sie den Anweisungen. Bei der Registrierung werden Ihre Adressdaten erfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Aktivierungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Nach erfolgter Aktivierung können Sie die VPS künftig sowohl für die formgebundene als auch die formfreie elektronische Kommunikation mit der Stadt Boppard und anderen Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen. Die Datenübertragung erfolgt hierbei geschützt gegen fremde Einsichtnahme. Mit der Registrierung erklären Sie Ihr Einverständnis, dass Ihnen die Stadt Boppard und andere Landes- und Kommunalbehörden, mit denen Sie elektronisch Kontakt aufnehmen, in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen Nachrichten in Ihre VPS zusenden kann. Um diese Nachrichten zu lesen, müssen Sie sich in der VPS mit Ihren Benutzerdaten, mit denen Sie sich registriert haben, anmelden. Weitere Hinweise zur VPS sowie die Benutzungsbedingungen finden Sie unter www.rlp-service.de.

5. Verschlüsselung der Dokumente
Unabhängig von einer Registrierung in rlp-service (siehe Ziffer 4) können Sie Ihre Mitteilungen an die Stadt Boppard zur Sicherung der Vertraulichkeit verschlüsselt senden. Dies wird insbesondere bei der Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten empfohlen. Hierzu wird ein öffentliches Verschlüsselungszertifikat der Poststelle der Stadt Boppard zur Verschlüsselung Ihrer Dokumente unter www.rlp-service.de im Download-Bereich des Menüpunktes "VPS" zur Verfügung gestellt.

6. Unterstützte Dateiformate und Signaturkomponenten

Die von der Stadt Boppard unterstützten Dateiformate für die rechtsverbindliche formfreie und formgebundene elektronische Kommunikation sowie die Signaturkomponenten für die formgebundene elektronische Kommunikation finden Sie unter www.rlp-service.de im Download-Bereich des Menüpunktes "VPS". Bei der formgebundenen elektronischen Kommunikation überprüfen Sie bitte unbedingt auf der angegebenen Internetseite, ob die mit Ihrer Signatursoftware und Signaturkarte erstellte Datei hier verarbeitet werden kann. Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe einer der unterstützten Signaturkarten erfolgen.

7. Ansprechpartner
Haben Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Stadt Boppard, stehen Ihnen unsere EDV-Signaturkoordinatoren / Administratoren:
Herr Udo Strieder Telefon 06742/10339, E-Mail: striederu@boppard.de
Herr Walter Lehnard Telefon: 06742/10380, E-Mail: lehnardw@boppard.de
zur Verfügung.

8. Rechtliche Hinweise
Die Stadt Boppard übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Stadt Boppard sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.