Wie man E-Rechnungen einreicht:
Vorwort:
Seit dem 01.04.2025 sind Rechnungssteller, unabhängig von der Höhe des Auftragswertes, verpflichtet, Rechnungen aus öffentlichen Aufträgen und Konzessionen in Rheinland-Pfalz elektronisch zu übermitteln. Grundlage hierfür sind insbesondere § 1 und § 3 der E-Rechnungsverordnung Rheinland-Pfalz (ERechVORP). (Link)
Registrierung am ZRE RLP
Für die Nutzung des ZRE RLP ist grundsätzlich eine Registrierung erforderlich. Eine Ausnahme besteht für die Übermittlung über Peppol.
Die Registrierung erfolgt über das „Mein Unternehmenskonto“ auf Basis von ELSTER. (Link)
Wenn Sie Ihre Rechnungen über eine Software oder einen Dienstleister versenden, empfehlen wir, sich bei Ihrem Anbieter zu erkundigen, ob der Versand über Peppol bereits unterstützt wird.
Übermittlungsmöglichkeiten
Für die Übermittlung von E-Rechnungen stehen verschiedene Wege zur Verfügung:
1. E-Mail
Rechnungen, die per E-Mail eingereicht werden, müssen ausschließlich an folgende Adresse gesendet werden:
Vor der erstmaligen Einreichung per E-Mail müssen Sie sich am ZRE registrieren und dort eine E-Mail-Adresse hinterlegen. Für die tatsächliche Übermittlung kann anschließend auch eine andere Absenderadresse verwendet werden. Der ZRE prüft nicht, ob die Absenderadresse mit der im Benutzerkonto hinterlegten Adresse übereinstimmt.
Die Rückmeldung des ZRE – sowohl bei einer erfolgreichen Übermittlung als auch bei einer Ablehnung – wird an die E-Mail-Adresse gesendet, von der die Rechnung eingereicht wurde.
Bitte verwenden Sie daher keine No-Reply- oder Bounce-Adressen, über die keine Nachrichten empfangen werden können. Wenn Sie Rechnungen über einen Dienstleister oder Softwareanbieter versenden, stellen Sie bitte sicher, dass Ihnen die verwendete Absenderadresse bekannt ist und Rückmeldungen dort empfangen werden können.
2. Upload im ZRE-Portal
Wenn Sie eine Rechnung direkt im ZRE-Portal hochladen möchten, benötigen Sie ein registriertes Benutzerkonto und müssen eingeloggt sein.
Bei der Registrierung ist darauf zu achten, dass die exakte Absender-E-Mail-Adresse hinterlegt wird.
Nach erfolgreicher Anmeldung steht Ihnen die Upload-Funktion zur Verfügung. Fehlermeldungen und Bestätigungen werden direkt im Browser angezeigt.
3. Webformular
Registrierte und eingeloggte Nutzer können E-Rechnungen auch direkt über das Webformular des ZRE erstellen.
Diese Möglichkeit ist insbesondere für einfach aufgebaute Rechnungen geeignet, da die Erstellung einen manuellen Aufwand erfordert.
Bitte beachten Sie, dass die Rechnung nach der Erstellung nicht dauerhaft im Portal archiviert wird. Laden Sie die Rechnung daher vor dem Versand über den Download-Button herunter und bewahren Sie sie entsprechend auf.
4. Peppol
Peppol ist der einzige Übertragungsweg, für den Rechnungssteller keine Registrierung beim ZRE benötigen.
Für die Nutzung von Peppol benötigen Sie einen Service Provider, der im Peppol-Netzwerk registriert ist.
Nach der Übermittlung erhalten Sie vom Peppol-Netzwerk eine Rückmeldung darüber, ob die Rechnung verarbeitet werden konnte. Eine automatische Rückmeldung des ZRE erfolgt derzeit nicht.
Sollte der ZRE die Rechnung ablehnen – beispielsweise weil das Feld BT-10 nicht mit einer gültigen Leitweg-ID befüllt wurde –, erfolgt die Rückmeldung über die in der Rechnung im Feld BT-43 (Seller contact email address) angegebene E-Mail-Adresse.
Diese E-Mail-Adresse muss erreichbar sein und darf daher keine No-Reply-, Bounce- oder sonstige Adresse sein, über die keine Rückmeldungen empfangen werden können.
Wenn Sie Peppol über einen Dienstleister oder Softwareanbieter nutzen, kann dieser Sie bei Fragen zur Einrichtung und Nutzung unterstützen. (FAQs: Peppol)
Mahnungen und sonstiger Schriftverkehr
Der ZRE verarbeitet ausschließlich E-Rechnungen. Dazu gehören beispielsweise:
- Rechnungen
- Teilrechnungen
- Rechnungskorrekturen
- Gutschriften
Mahnungen und sonstiger Schriftverkehr dürfen nicht an den ZRE gesendet werden.
Bitte richten Sie diese direkt an die zuständige Stelle bzw. an die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers. Verwenden Sie hierfür insbesondere nicht die Adresse
STV-Boppard@poststelle.rlp.de
Sofern in der Rechnung eine entsprechende Kontaktadresse angegeben ist, kann beispielsweise die in BT-58 hinterlegte E-Mail-Adresse verwendet werden.
Rechnungsformate/-begründende Unterlagen
Der ZRE akzeptiert E-Rechnungen, die der aktuell gültigen Version des Standards XRechnung (Link) entsprechen. Zusätzlich wird derzeit auch die unmittelbar zuvor gültige Version des Standards verarbeitet.
Darüber hinaus können ZUGFeRD-Rechnungen in folgenden Profilen eingereicht werden:
- ZUGFeRD-Profil XRechnung
- ZUGFeRD-Profil EN 16931
Andere ZUGFeRD-Profile werden nicht akzeptiert.
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei. Bitte beachten Sie, dass der ZRE das enthaltene PDF verwirft und auf Grundlage der XML-Datei, welche die maßgeblichen Rechnungsdaten enthält, eine eigene Darstellung der Rechnung erstellt.
Anlagen zur E-Rechnung
Rechnungsbegründende Unterlagen müssen Base64-kodiert in die E-Rechnung eingebunden werden.
Folgende Dateiformate können als Anlagen verwendet werden:
- PNG
- JPG
- JPEG
- CSV
- XLSX
- ODS
Alle Anlagen müssen unterschiedliche Dateinamen besitzen. Dies gilt auch für eingebettete, Base64-kodierte Anlagen innerhalb der E-Rechnung.
Bitte beachten Sie außerdem:
- Dateinamen dürfen kein @-Zeichen enthalten.
- Zu lange Dateinamen können vom System gekürzt werden.
- Pro E-Mail darf nur eine Rechnung übermittelt werden.
- Die Gesamtgröße der E-Mail einschließlich aller Anhänge darf 20 MB nicht überschreiten.
Weitere Anforderungen und Hinweise zur Einreichung sind den entsprechenden Informationen des ZRE zu entnehmen. (Link)
Inhalt der E-Rechnung – die sogenannten BT-Felder
Für die E-Rechnung ist in Deutschland grundsätzlich der Standard XRechnung (Link) maßgeblich. Die darin enthaltenen Pflichtangaben ergeben sich in vielen Fällen aus den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes.
Darüber hinaus müssen unter anderem folgende Angaben enthalten sein:
- Zahlungsbedingungen
- Bankverbindungsdaten
- E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers (BT-43)
- Leitweg-ID (BT-10)
Die Angabe der korrekten Leitweg-ID ist besonders wichtig, da sie für die ordnungsgemäße und automatisierte Zustellung der Rechnung benötigt wird.
Die für die Stadtverwaltung Wörth am Rhein gültige Leitweg-ID finden Sie am Anfang dieses Dokuments.
Bitte achten Sie darauf, die Leitweg-ID im Feld BT-10:
- vollständig und korrekt,
- ohne Leerzeichen und
- im UTF-8-Zeichensatz
anzugeben.
BT steht für „Business Term“ und bezeichnet ein bestimmtes Informationselement innerhalb der E-Rechnung.
Detaillierte Informationen zu den einzelnen BT-Feldern und den Anforderungen an eine XRechnung finden Sie in den Spezifikationen der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).